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はじめに：来年の年賀状準備を楽にする「秘密」
こんにちは！「年賀状スタイル」運営者です。
年賀状作成が終わるとホッとしますが、すぐに頭を悩ませるのが「住所録の整理」と「受け取った年賀状の保管」です。
毎年この作業に苦労しているあなたは、来年の年賀状準備も同じ手間を繰り返すことになります。
しかし、今のうちに少しの工夫をするだけで、来年以降の年賀状準備が劇的に楽になる方法があります。
この記事では、「受け取った年賀状」と「住所録データ」の2つの側面から、最も効率的で簡単な整理・保管方法を解説します。
１．【データ整理】住所録を「紙」から「データ」へ移行する
最も手間を省ける方法は、住所録をデジタル化し、ネット印刷サービスの機能に頼ることです。
1. ネット印刷サービスの「住所録機能」を活用する
しまうまプリントやネットスクウェアなどの主要なネット印刷サービスは、一度登録した住所録をクラウド上で無料で保管してくれます。
- メリット: 住所変更があった人だけを修正すればよく、毎年一からデータ入力する手間がなくなります。
- 戦略: 宛名印刷を無料サービスに依頼する際に、必ず住所録をクラウドに登録・更新しておきましょう。
2. 過去の年賀状を「データ化」する
過去の年賀状の宛名をスマホで撮影し、アプリの読み取り機能を使ってCSVデータに変換しておくと、住所録登録が大幅に効率化します。
3. 【必須】喪中・転居情報をデータに追記する
受け取った年賀状の中から、「喪中」や「転居」の情報があった人には、すぐに住所録データにメモを追記し、来年の年賀状リストから除外/修正することを忘れないようにしましょう。
２．【物理的な整理】受け取った年賀状の保管・廃棄方法
手元に残る大量の年賀状も、シンプルに整理すれば場所を取りません。
1. 「送る・送らない」リスト作成のための保管
受け取った年賀状は、翌年の「誰に出すか」のリスト作成のために使います。
- 推奨方法: リングファイルに差出人ごとに分類して保管します。こうすれば、翌年の作成時に「昨年この人から来たか？」をすぐに確認できます。
- 廃棄のタイミング: 翌年の年賀状を出し終えた1月中に、前年以前のものを廃棄します。
2. 写真付き年賀状は「アルバム」へ
友人や家族から届いた写真付き年賀状は、写真アルバムに移して保管することで、思い出として残しやすくなります。
３．まとめ：来年のあなたは、今年の自分に感謝する
年賀状の整理・保管は、今すぐ行動を起こせば、来年以降のあなたの作業時間を大幅に節約できます。
特に、ネット印刷サービスの無料住所録機能を活用し、住所録をクラウド化しておくことが、最も重要です。
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